„Als Bestandteil des gesamten moralischen und ethischen Wertekanons dient Compliance dem Schutz einer Institution. Gerade im öffentlichen Sektor gehört sie nicht zur Kür, sondern zur Pflichtübung. Richtlinien, Leitfäden und Regelwerke müssen in ihrem Sinn erfasst und umgesetzt werden. Kommunen, die sich nicht damit beschäftigen oder die Compliance vernachlässigen, riskieren, sich rechtlich auf Glatteis zu begeben“, erklärt Ulrich Heun, Geschäftsführer der CARMAO GmbH.

Rechtskonformität wahren und Compliance-Beauftragte einsetzen

Im Zuge von Compliance gilt es, Mindeststandards aber auch zahlreiche Regelungen zu beachten. Dazu zählen allgemeine gesetzliche Vorschriften, die auf EU-Ebene gelten oder dem Bundes- oder Landesrecht entspringen. Auch branchenspezifische gesetzliche Regularien sind dabei umzusetzen. Das betrifft neben der öffentlichen Verwaltung unter anderem auch Banken, Versicherungen und die Industrie. Darüber hinaus spielen technische Normen und Standards sowie unternehmensinterne Vorgaben für die Compliance eine wichtige Rolle.

Ulrich Heun sagt: „Da die Compliance-Anforderungen immer komplexer werden, empfiehlt es sich für kommunale Einrichtungen, ein entsprechendes Regelwerk zu etablieren und dazu eventuell fachlichen Rat von Dritten hinzuzuziehen. Dies sorgt für mehr Rechtssicherheit. Des Weiteren empfehlen sich Compliance-Beauftragte. Neben der proaktiven Prüfung von Prozessen, Praktiken und Dokumenten gehört die Schulung von Mitarbeitenden zu deren festem Aufgabengebiet. Bei der öffentlichen Auftragsvergabe z. B. stellen Compliance-Beauftragte sicher, dass die Aufträge rechtskonform vergeben werden.“

Compliance-Management-System als wichtigen Pfeiler installieren

Einen wichtigen Baustein innerhalb des Compliance-Managements stellen Security-Awareness-Lösungen dar. Sie sensibilisieren die Mitarbeitenden und ermöglichen z. B. die Einhaltung interner und externer Normen für die Bereitstellung und Verarbeitung von Informationen. „Durch die Digitalisierung steigt das Risiko von Cyber-Angriffen auch im öffentlichen Sektor. IT-Systeme und Verwaltungsvorgänge können jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert werden. Schutzstrategien und Sensibilisierung der Mitarbeitenden erhöhen die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von IT-Systemen und Daten“, erklärt Ulrich Heun.

Die Kommunen benötigen darüber hinaus ein nachhaltig funktionierendes Compliance-Management-System (CMS). Ein solches setzt Mindeststandards zur Orientierung und zur Handlungssicherheit. Ein CMS umfasst die Gesamtheit der in einer Organisation eingerichteten Maßnahmen, Strukturen und Prozesse – mit der Maßgabe, Regelkonformität sicherzustellen. Es kann auf bestehenden Informationssicherheits-Management-Systemen aufbauen und diese entsprechend ergänzen.

Unterstützung durch externe Compliance-Spezialisten einholen

Für so manche Kommune können die vielfältigen Compliance-Anforderungen eine Überforderung darstellen. Insbesondere dann, wenn das Aufgabenfeld durch immer neue gesetzliche Regelungen sehr unübersichtlich wird.

Kann eine Kommune nicht auf entsprechende interne Fachkräfte zurückgreifen, ist eine externe Beratung empfehlenswert. Wir unterstützen Unternehmen, Organisationen und kommunale Verwaltungen bei der Einführung und Prüfung von Compliance-Management-Systemen sowie der Verbesserung der Informationssicherheit – unter anderem mit Awareness-Lösungen. Organisationale Widerstandsfähigkeit wird so aufgebaut und die Möglichkeiten der Digitalisierung können sicher und flexibel genutzt werden.

Mehr zu dem Thema erfahren Interessierte am 3. November 2022 auf der „dikomm“ in Essen: Ulrich Heun referiert um 10:20 Uhr zu „Digitale Kommune – aber sicher?!“. www.dikomm.de